QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

Trong ngành logistics, sai sót nhỏ có thể gây ra tổn thất lớn: giao hàng trễ, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi, sai chứng từ hoặc khiếu nại từ khách hàng. Vì vậy, việc xây dựng quy trình tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa chuẩn hóa là yếu tố bắt buộc đối với doanh nghiệp vận tải chuyên nghiệp.

• Kiểm soát chất lượng dịch vụ vận chuyển
• Đảm bảo thực hiện đúng cam kết với khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí
• Chuẩn hóa trách nhiệm giữa các phòng ban
• Làm cơ sở đào tạo nội bộ và đánh giá KPI

• Quản lý tiêu chuẩn vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng đã ký kết
• Kiểm soát chất lượng và hiệu quả công việc
• Chuẩn hóa hệ thống lưu trữ chứng từ
• Đảm bảo tính minh bạch trong phối hợp giữa các bộ phận

Trong quy trình vận chuyển hàng hóa được chia thành 2 nhóm chính:

Là hàng nguyên container, đã đóng seal và có đầy đủ chứng từ:

• Packing list
• EIR nhận/trả container
• Tờ khai hải quan
• Booking hoặc Bill gốc
• Các chứng từ liên quan khác

Là hàng lẻ, đóng theo carton, pallet, drum… theo quy cách của khách hàng, bao gồm:

• Phiếu xuất kho
• Danh mục hàng hóa
• Biên bản giao nhận

Việc phân loại rõ ràng giúp quy trình tiếp nhận và thực vận chuyển hàng hóa được triển khai chính xác và phù hợp từng loại hàng.

• Khách hàng gửi thông tin hàng hóa cho đơn vị vận chuyển
• Đơn vị vận chuyển hàng hóa nhận kế hoạch biểu mẫu 01 tiến hành xác nhận trước 60 phút của ngày kế hoạch

Biểu mẫu số 01 cung cấp thông tin:

• Số bill / booking
• Số container
• Loại container
• Hãng tàu
• Thông báo hàng đến (đối với hàng nhập)

• Khách hàng cập nhật kế hoạch vận chuyển hàng hóa cho đơn vị vận chuyển theo biểu mẫu số 02
• Đơn vị vận chuyển kiểm tra, đối chiếu và xây dựng kế hoạch vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch đã xác nhận với khách hàng
• Chứng từ khách hàng trước 14 giờ: khách hàng phải gửi đầy đủ chứng từ bao gồm phiếu yêu cầu, EDO, lệnh hạ rỗng, booking,… các chứng từ liên quan đến hàng FCL, LCL.  Đơn vị vận chuyển cập nhật kế hoạch vận chuyển hàng hóa, các chứng từ có liên quan cho Nhân viên hiện trường theo dõi và thực hiện
• Chứng từ khách hàng sau 14 giờ, đơn vị vận chuyển kiểm tra và phản hồi việc xác nhận vận chuyển cho khách hàng. Đơn vị vận chuyển phải cập nhật kế hoạch cho Nhân viên hiện trường kịp thời.

Biểu mãu số 2 bao gồm:

• Ngày yêu cầu giao nhận
• Kho nhận hàng
• Loại hàng
• Thứ tự xuống hàng
• Bộ chứng từ đầy đủ (trước 14 giờ)

• Khi tiếp nhận kế hoạch vận chuyển hàng hóa Nhân viên hiện trường thực hiện kiểm tra năng lực thực hiện bao gồm: lượng hàng tồn ngày hôm trước, lượng xe vận chuyển có sẵn, thời gian xếp dỡ hàng…
• Nhân viên hiện trường phản hồi thông tin kế hoạch thực hiện vận chuyển dự kiến cho đơn vị vận chuyển để phản hồi thông tin cho khách hàng nếu kế hoạch vận chuyển có thay đổi so với yêu cầu.
• Việc thay đổi thông tin so với yêu cầu phải được thông báo đến quản lý phòng ban và phải nhận được sự xác nhận từ khách hàng.

• Trường hợp 1:  Đơn vị vận chuyển thực hiện giao đủ số lượng yêu cầu, kho xuống hàng đúng số lượng và thời gian quy định. Đơn vị vận chuyển và Nhân viên hiện trường, tài xế xe phải có trách nhiệm cập nhật thông tin đầy đủ vào ứng dụng KASPER để quản lý dữ liệu thông tin và là cơ sở để tính chi phí vận tải và doanh thu vận tải.
• Trường hợp 2: Đơn vị vận chuyển không thực hiện giao đủ số lượng, kho không xuống hàng đúng số lượng và thời gian quy định do:

• Nhân viên hiện trường phải thông báo kịp thời trong vòng 15 phút tình trạng thực tế của đơn hàng, nguyên nhân, phương án xử lý sơ bộ. Đơn vị vận chuyển thông báo cho khách hàng về phương án thay thế, điều chỉnh lại kế hoạch để tránh phát sinh chi phí cho khách hàng.

• Nhân viên hiện trường hoặc tài xế phải thông báo kịp thời cho đơn vị vận chuyển hoặc Quản lý trong vòng 15 phút về lỗi chứng từ và phương án xử lý sự vụ.
• Đơn vị vận chuyển thông tin cho khách hàng về chi phí phát sinh (nếu lỗi của khách hàng) và phương án xử lý, đồng thời cập nhật lại kế hoạch vận chuyển với khách hàng nếu không thực hiện được kế hoạch ban đầu.

• Thiên tai/chủ quan: kho đầy => Đơn vị vận chuyển báo lại khách hàng để cập nhật và điều chỉnh lại kế hoạch vận chuyển khác có liên quan (nếu có).
• Các thông tin liên quan đến việc thay đổi kế hoạch vận chuyển đã cam kết và chi phí phát sinh do lỗi của khách hàng phải được thông báo và nhận được chấp thuận từ phía khách hàng trước khi thực hiện.

• Kiểm tra toàn bộ chứng từ vận chuyển và giao nhận của tài xế, ký xác nhận và thực hiện hoàn ứng với tài xế theo bộ chứng từ hợp lệ đã thực hiện.

• Kế toán vận tải cập nhật vào hệ thống KASPER, thống kê, thực hiện công tác tạm ứng, hoàn ứng với Kế toán trung tâm theo đúng quy trình đã ban hành.
• Kế toán vận tải chuyển chứng từ gốc về Kế toán trung tâm chậm nhất là 03 ngày kể từ đơn hàng được hoàn thành.

• Thực hiện theo quy định, hướng dẫn của Công ty.
• Thực hiện theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng.

Khách hàng đánh giá KPI đối với dịch vụ vận tải.

Trong môi trường logistics cạnh tranh cao, quy trình chính là “xương sống” vận hành. Một quy trình tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa rõ ràng giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát rủi ro
• Tối ưu chi phí
• Nâng cao chất lượng dịch vụ
• Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững

Doanh nghiệp vận tải muốn phát triển lâu dài cần liên tục cập nhật, cải tiến và đánh giá lại quy trình dựa trên phản hồi thực tế từ khách hàng và nội bộ.

Tham khảo về dịch vụ logistics toàn diện và tư vấn chi tiết tại:
SAS LOGISTICS JSC
T: 028 38 48 8575
W: https://saslogistics.vn/
ZALO OA: https://zalo.me/227135675784858581?src=qr
A: 5th Fl., 28 Truong Son Building, 28 Truong Son, Tan Son Hoa, Ho Chi Minh City, Vietnam.