Trong xuất nhập khẩu đường biển, vận đơn (Bill of Lading hay B/L) là chứng từ quan trọng bậc nhất quyết định quyền sở hữu, khả năng nhận hàng và mức độ an toàn của giao dịch. Tuy nhiên, trên thực tế rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là người mới làm logistics, thường nhầm lẫn giữa các loại vận đơn như Original B/L, Telex Release, Surrender B/L và Seaway Bill (Express Release). Sự nhầm lẫn này dễ dẫn đến rủi ro như: chậm giao hàng, phát sinh chi phí lưu cont, hoặc thậm chí mất quyền kiểm soát hàng hóa.
1. Original Bill of Lading (B/L gốc)
Original B/L là vận đơn giấy do hãng tàu hoặc forwarder phát hành, gồm 3 bản original và nhiều bản copy. Đây là loại vận đơn truyền thống và có tính pháp lý mạnh, được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt trong các giao dịch có rủi ro thanh toán hoặc thanh toán bằng L/C.
- Ưu điểm: có tính pháp lý mạnh, giữ quyền kiểm soát tuyệt đối vì consignee phải xuất trình bản gốc mới có thể nhận hàng hoặc lấy D/O.
- Nhược điểm: rủi ro trễ hàng nếu bản gốc gửi chậm, phí chuyển phát nhanh cao, dễ thất lạc, hư hỏng khi vận chuyển.
Original B/L thực hiện 3 chức năng pháp lý quan trọng: biên nhận hàng hóa, bằng chứng hợp đồng vận tải và chứng từ sở hữu có thể chuyển nhượng.
2. Telex Release – Hình Thức Điện Giao Hàng Nhanh
Telex Release là hình thức giao hàng điện tử. Sau khi shipper nộp lại toàn bộ Original B/L cho hãng tàu ở cảng đi, hãng tàu sẽ gửi thông báo bằng hệ thống telex cho đại lý tại cảng đến để cho phép giao hàng mà không cần bản gốc.
Telex Release có thể được yêu cầu ngay từ khi gửi Shipping Instruction, hoặc shipper có thể nộp lại B/L gốc để đổi từ Original sang release điện tử.
- Ưu điểm: nhận hàng nhanh, không chờ B/L gốc; giảm phí chuyển phát nhanh; đơn giản và tiện lợi; giảm rủi ro thất lạc B/L.
- Nhược điểm: có phí Telex Release, và đặc biệt không thể re-hold hàng sau khi đã release.
Telex Release không phải là loại vận đơn mới – nó chỉ là một quy trình release điện tử dựa trên B/L gốc đã surrender.
3. Surrendered Bill of Lading (B/L Surrender)
Surrendered B/L là trạng thái của vận đơn gốc khi được shipper nộp lại cho hãng tàu. Vận đơn sẽ được đóng dấu “SURRENDERED”, đồng nghĩa với việc bản gốc không còn giá trị pháp lý. Đây cũng là cách thông báo rằng hàng có thể giao mà không cần trình B/L gốc.
Về bản chất:
- Surrender là hành động nộp Bill gốc
- Telex Release là thông báo điện tử để đầu đến release hàng
Hai khái niệm luôn song hành, có ưu – nhược điểm giống nhau và hiện được hầu hết hãng tàu xử lý hoàn toàn bằng điện tử.
4. Seaway Bill (Express Release)
Seaway Bill là vận đơn không chuyển nhượng, không phải là chứng từ sở hữu. Người nhận (consignee) chỉ cần chứng minh danh tính để lấy hàng. Nghĩa là: KHÔNG có bản gốc, KHÔNG phải surrender, KHÔNG Telex Release.
- Ưu điểm: nhanh nhất trong các loại vận đơn, không cần xuất trình giấy tờ gì khi nhận hàng, ít phát sinh chi phí, không lo thất lạc.
- Nhược điểm: không kiểm soát được quyền sở hữu, không dùng được cho thanh toán L/C, không phù hợp khi có nhiều bên tham gia giao dịch.
Loại vận đơn này phù hợp cho:
- Giao dịch nội bộ (công ty mẹ – công ty con)
- Khách hàng lâu năm, tin tưởng cao
- Lô hàng thanh toán trước
Đây là hình thức vận đơn “xanh”, được khuyến khích trong xu hướng chuyển đổi số (eBL).
5. Phân biệt 4 loại vận đơn: Original B/L, Telex Release, Surrender B/L và Seaway Bill
| Tiêu chí | Original B/L | Telex Release | Surrender B/L | Seaway Bill |
| Có phát hành bản gốc? | Có | Có thể (nếu đổi từ OBL) / Không (nếu chọn từ đầu) | Có, sau đó nộp lại | Không |
| Giá trị sở hữu hàng hóa | Có | Có (trước khi surrender) | Không còn | Không |
| Chuyển nhượng được? | Có thể ký hậu | Trước khi surrender | Không | Không |
| Cách giao hàng | Trình bản gốc để đổi D/O | Điện/email xác nhận từ hãng tàu | Bill có dấu SURRENDERED | Auto release cho consignee |
| Phí phát sinh | Có thể có (Courier/Handling) | Có (Telex Fee) | Có thể có | Có thể có (một số tuyến) |
| Mức độ an toàn | Cao nhất | Trung bình | Trung bình | Thấp (chỉ dùng khi tin tưởng) |
| Phù hợp với L/C | Có | Có (nếu LC cho phép) | Có (nếu LC cho phép) | Không |
| Khả năng hold hàng | Dễ dàng | Không thể re-hold sau release | Không thể re-hold | Không thể |
Việc hiểu rõ Original B/L, Telex Release, Surrender B/L và Seaway Bill giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình nhận hàng. Mỗi loại vận đơn có ưu – nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại giao dịch.
Tham khảo về dịch vụ logistics toàn diện và tư vấn chi tiết tại:
SAS LOGISTICS JSC
T: 028 38 48 8575
W: https://saslogistics.vn/
ZALO OA: https://zalo.me/227135675784858581?src=qr
A: 5th Fl., 28 Truong Son Building, 28 Truong Son, Tan Son Hoa, Ho Chi Minh City, Vietnam.