VẬN ĐƠN SẠCH LÀ GÌ? LỢI ÍCH CỦA VẬN ĐƠN SẠCH

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và logistics quốc tế, vận đơn (Bill of Lading – B/L) là một trong những chứng từ quan trọng bậc nhất. Chỉ một sai sót nhỏ trên vận đơn cũng có thể khiến lô hàng bị trễ thông quan, từ chối thanh toán L/C hoặc phát sinh tranh chấp quốc tế.
Một trong những khái niệm khiến nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là người mới làm XNK – dễ nhầm lẫn chính là vận đơn sạch (Clean Bill of Lading). Vậy vận đơn sạch là gì, khi nào được xem là sạch, khác gì so với vận đơn không sạch và vì sao doanh nghiệp nên ưu tiên vận đơn sạch?

• Clean B/L là từ viết tắt của cụm từ Clean Bill of Lading có nghĩa là vận đơn sạch. Theo đó, loại vận đơn này được xem như vận đơn tuyên bố không có thiệt hại, mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Tức là hoạt động vận chuyển diễn ra suôn sẻ, không gặp sự cố dẫn đến thiệt hại về hàng hóa khi chuyển đi.
• Thông thường, vận đơn sạch sẽ được cấp bởi người chuyên chở sau khi đã kiểm tra kỹ càng hàng hóa. Cụ thể, nếu kiện hàng không bị thiệt hại, hao hụt về số lượng hoặc bị sai lệch về chất lượng thì sẽ đủ điều kiện để được cấp vận đơn sạch.
• Clean Bill of Lading là một loại vận đơn đường biển, đồng thời cũng là hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng, người chuyên chở và người nhận hàng. Vận đơn sạch giúp đảm bảo hàng hóa được nhận từ người gửi, xếp lên tàu và vận chuyển luôn ở tình trạng tốt nhất, không có thiệt hại hoặc khiếm khuyết bên ngoài. Thêm vào đó, nó còn đảm bảo số lượng hàng hóa khi xếp lên tàu với số lượng hàng hóa vận chuyển luôn bằng nhau, không sai lệch.
• Đặc biệt, vận đơn sạch được xem như “bằng chứng” giúp người nhận xác minh lô hàng chuyển đến đúng với thỏa thuận ban đầu với người gửi. Bởi chỉ có lô hàng đủ số lượng, đúng chất lượng và không bị thiệt hại, mất mát thì mới được cấp loại vận đơn này.

Khi nào vận đơn được coi là “sạch”?

• Hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn
• Bao bì nguyên vẹn, không móp méo
• Số lượng, ký mã hiệu khớp với booking và chứng từ
• Không phát hiện dấu hiệu bất thường tại thời điểm nhận hàng

• Unclean B/L là từ viết tắt của cụm từ Unclean Bill of Lading có nghĩa là vận đơn không sạch. Ngoài ra, loại vận đơn này còn có tên gọi khác là Clause Bill of Lading hoặc Foul Bill of Lading.
• Vận đơn không sạch là loại vận đơn cho thấy sự thiếu hụt, mất mát, thiệt hại về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Khi hàng hóa chuyển đi gặp sự cố dẫn đến thiệt hại cho chủ hàng hoặc lô hàng cung cấp không đúng với thỏa thuận thì Unclean B/L sẽ được cấp phát.
• Việc phát hành một vận đơn không sạch có thể gây ra nhiều khó khăn cho chủ hàng, nhà xuất khẩu trong tương lai. Vì số hàng chuyển đi không đúng với thỏa thuận với người nhận. Do đó, khâu thanh toán giữa hai bên gửi và nhận sẽ gặp khó khăn hơn rất nhiều. Chỉ cần một ghi chú bất lợi, vận đơn sẽ không còn là vận đơn sạch.

Ví dụ ghi chú thường gặp:

• Packages damaged
• Cartons torn
• Drums leaking
• Rusty cargo
• Packing not sufficient

Một số nguyên nhân phổ biến phát sinh vận đơn không sạch:

• Đóng gói kém, không đúng tiêu chuẩn xuất khẩu
• Bao bì cũ, tái sử dụng, dễ rách
• Hàng bị ướt, móp trong quá trình đưa vào cảng
• Sai lệch số lượng hoặc ký mã hiệu
• Hàng không phù hợp với mô tả trên booking

Thông qua hai khái niệm cụ thể của Clean B/L và Unclean B/L, mọi người đều có thể nhận thấy sự khác nhau cơ bản như sau:

• Vận đơn sạch chỉ được phát hành khi người chuyên chở kiểm tra hàng hóa chuyển đi “nguyên đai nguyên kiện” như ban đầu. Tức là hàng hóa không bị thiệt hại, bị mất, giảm chất lượng hay số lượng so với ban đầu khi người gửi hàng chuyển đi.
• Vận đơn không sạch được phát hành khi hàng hóa vận chuyển gặp sự cố như bị thiệt hại, mất mát, chất lượng không đảm bảo đúng thỏa thuận giữa hai bên.

Vận đơn sạch có đồng nghĩa với hàng hoàn hảo?

• Không hoàn toàn
• Vận đơn sạch chỉ xác nhận tình trạng bên ngoài
• Không đảm bảo:
  – Chất lượng bên trong
  – Hàng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
  – Hàng không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Vì vậy, vận đơn sạch không loại trừ hoàn toàn rủi ro, nhưng giúp giảm thiểu rất nhiều vấn đề pháp lý.

• Lợi ích của vận đơn sạch đối với người mua: khi nhận được một vận đơn sạch, người mua có cơ sở để yên tâm rằng hàng hóa của mình đã được người bán giao cho người chuyên chở trong điều kiện tình trạng tốt, đủ về số lượng, không bị hư hại, rách, vỡ, ẩm, mốc, gỉ, bẹp,…. Hay người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Khi tàu tới cảng tại quốc gia người mua, nếu hàng có sự thiếu hụt về lượng, có rách, vỡ,… thì vận đơn là một cơ sở để người mua khiếu nại người chuyên chở đòi bồi thường.
• Lợi ích của vận đơn sạch đối với người bán: việc lấy được một vận đơn sạch sẽ đảm bảo được chứng từ trong bộ chứng từ để gửi tới ngân hàng thanh toán theo phương thức L/C. Việc vận đơn có phê chú xấu sẽ dẫn tới hệ quả là ngân hàng từ chối thanh toán cho bộ chứng từ.

Để lấy được Bill of lading sạch, người bán cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về giao hàng, đảm bảo hàng hóa trong điều kiện, tình trạng tốt cả về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, trên thực tế trong quá trình giao hàng, xếp hàng lên tàu, hàng có thể bị rách bao bì, ẩm, bẹp, vỡ,…và có thể bị phê chú vào vận đơn. Khi đó người bán cần phải:

• Sau khi nhận biên lai thuyền phó, ngay lập tức có biện pháp khắc phục bằng cách thay thế hàng hóa (thay hàng rách, vỡ, gỉ, bẹp,…) hoặc bổ sung số hàng thiếu; đến khi thuyền trưởng kiểm tra hàng (lúc này hàng hóa đã được khắc phục) thì đổi biên lai thuyền phó lấy B/L sạch do thuyền trưởng cấp.
• Thông báo với người mua về việc hàng bị thiếu hụt hay tổn thất và cam kết sẽ giao bổ sung chỗ hàng thiếu đó trong các đơn hàng sau và đề nghị để người chuyên chở vẫn cấp B/L sạch để được ngân hàng chấp nhận thanh toán. Cách này chỉ áp dụng khi người mua và người bán có quan hệ thương mại lâu dài.

Tham khảo về dịch vụ logistics toàn diện và tư vấn chi tiết tại:
SAS LOGISTICS JSC
T: 028 38 48 8575
W: https://saslogistics.vn/
ZALO OA: https://zalo.me/227135675784858581?src=qr
A: 5th Fl., 28 Truong Son Building, 28 Truong Son, Tan Son Hoa, Ho Chi Minh City, Vietnam.